Como organizar um evento corporativo em Guarulhos: guia completo passo a passo

Organizar um evento corporativo em Guarulhos pode parecer desafiador, mas com planejamento adequado e execução profissional, o resultado é um evento memorável que fortalece marca, engaja equipes e gera resultados mensuráveis.

Este guia completo, desenvolvido pela A3 Marketing com base em 10 anos organizando eventos corporativos em Guarulhos, apresenta o passo a passo para planejar e executar eventos de sucesso.

Tipos de Eventos Corporativos

Antes de planejar, entenda qual tipo de evento você precisa:

Eventos Internos:

• Confraternizações (fim de ano, aniversário da empresa)

• Treinamentos e workshops

• Reuniões de resultados (kick-off, convenções)

• Team building

Eventos Externos:

• Lançamento de produtos

• Inaugurações

• Feiras e exposições

• Eventos de networking

Eventos Híbridos:

• Combinam presencial e online

• Ideal para alcance ampliado

Etapa 1 - Definir Objetivos e Formato

Todo evento precisa de objetivos claros:

Perguntas essenciais:

• Qual o objetivo principal? (engajar equipe, lançar produto, gerar vendas)

• Quem é o público-alvo? (colaboradores, clientes, parceiros)

• Qual mensagem queremos transmitir?

• Como vamos mensurar sucesso?

Etapa 2 - Estabelecer Orçamento

Defina quanto pode investir e distribua o orçamento:

Distribuição típica:

• Local: 30-40%

• Catering: 20-30%

• Decoração e cenografia: 10-15%

• Som e iluminação: 10-15%

• Divulgação: 5-10%

• Imprevistos: 10%

Etapa 3 - Escolher Data e Local em Guarulhos

Escolha da Data:

• Evite feriados e datas conflitantes

• Considere sazonalidade do seu setor

• Envie save the date com 2-3 meses de antecedência

Locais para Eventos em Guarulhos:

• Hotéis (Blue Tree, Comfort, Slaviero)

• Espaços de eventos (buffets, casas de festa)

• Auditórios corporativos

• Espaços ao ar livre (Bosque Maia para eventos externos)

Critérios de escolha:

• Capacidade adequada

• Localização acessível

• Infraestrutura (estacionamento, acessibilidade)

• Flexibilidade de horários

Etapa 4 - Planejamento Logístico

Catering:

• Defina formato (coffee break, almoço, jantar, coquetel)

• Considere restrições alimentares

• Contrate com antecedência (2-3 meses)

Som e Iluminação:

• Essencial para palestras e apresentações

• Teste equipamentos antes do evento

Decoração:

• Alinhada com identidade visual da empresa

• Sinalização clara (recepção, banheiros, saídas)

Materiais:

• Crachás e credenciamento

• Materiais impressos (folders, brindes)

• Backdrop para fotos

Etapa 5 - Divulgação do Evento

Canais de divulgação:

• E-mail marketing (convites personalizados)

• Redes sociais (posts, stories, eventos no Facebook)

• WhatsApp (grupos corporativos)

• Site da empresa

Estratégias:

• Crie landing page para inscrições

• Use contagem regressiva

• Compartilhe bastidores da preparação

• Incentive compartilhamento (#EventoNomeDaEmpresa)

Etapa 6 - Execução no Dia do Evento

Checklist do Dia:

• Chegue 2-3h antes para montagem

• Teste todos os equipamentos

• Briefing com equipe e fornecedores

• Recepção organizada (credenciamento ágil)

• Fotógrafo/videomaker para registro

• Coordenador de evento presente o tempo todo

Etapa 7 - Pós-Evento

Mensuração de Resultados:

• Taxa de presença (quantos confirmados compareceram)

• Pesquisa de satisfação

• Engajamento nas redes sociais

• Leads/vendas gerados (se aplicável)

Ações Pós-Evento:

• Envie agradecimento aos participantes

• Compartilhe fotos e vídeos

• Publique depoimentos

• Relatório de resultados para stakeholders

Erros Comuns em Eventos Corporativos

Erro 1: Subestimar o Tempo de Planejamento Eventos de qualidade exigem 2-3 meses de planejamento mínimo.

Erro 2: Não Ter Plano B Sempre tenha alternativas (chuva, fornecedor que falha, equipamento que quebra).

Erro 3: Esquecer da Experiência do Participante Pense em cada detalhe: recepção, conforto, alimentação, entretenimento.

Erro 4: Não Registrar o Evento Fotos e vídeos são essenciais para divulgação e memória.

Como a A3 Marketing organiza eventos em Guarulhos

Com 10 anos de experiência, a A3 Marketing oferece serviço completo de organização de eventos corporativos em Guarulhos:

• Planejamento estratégico alinhado com objetivos

• Gestão de fornecedores (local, catering, som, decoração)

• Criação de identidade visual do evento

• Divulgação integrada (digital e offline)

• Coordenação no dia do evento

• Cobertura fotográfica e em vídeo

• Relatório de resultados

Organizar um evento corporativo de sucesso em Guarulhos exige planejamento detalhado, execução impecável e mensuração de resultados. Seguindo este guia passo a passo, sua empresa conseguirá criar eventos memoráveis que geram impacto real.

A A3 Marketing está em Guarulhos há 10 anos transformando eventos em experiências inesquecíveis.